Privacyverklaring

1. Inleiding

Deze privacyverklaring legt uit hoe wij omgaan met de verwerking van persoonsgegevens in het kader van onze activiteiten. We vinden het belangrijk om transparant te zijn over welke gegevens we verzamelen, hoe we deze gebruiken en welke rechten je hebt. Zo zorgen we ervoor dat jouw privacy op een zorgvuldige en correcte manier wordt beschermd.

Deze verklaring beschrijft hoe BODRIES CommV (hierna ook ‘Kundi’ of ‘we/wij/ons’) persoonsgegevens verwerkt in de context van haar activiteiten ten aanzien van derden.

We zijn gevestigd te 2018 Antwerpen, Schulstraat 22A/12 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met het ondernemingsnummer 0791.577.804.

We handelen als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Europese Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming of ‘AVG’).

Hierbij streven we ernaar je persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming of ‘AVG’) en de Wet van 30 juli 2018 tot bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Als je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, kan je contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens:

2. Toelichting bij enkele begrippen

In deze privacyverklaring gebruiken we een aantal termen uit de wetgeving over gegevensbescherming. Hieronder leggen we deze begrippen op een eenvoudige manier uit.

Algemene Verordening Gegevensbescherming: de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG. Deze Verordening wordt vaak ook GDPR genoemd (General Data Protection Regulation) en in het Nederlands afgekort als de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Deze wet beschermt jouw persoonsgegevens en geeft je rechten over wat er met je persoonsgegevens gebeurt.

Betrokkene: de geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Dat ben jij bijvoorbeeld wanneer we jouw gegevens gebruiken.

Gegevensbeschermingsautoriteit: de Gegevensbeschermingsautoriteit is in België verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de grondbeginselen van de bescherming van de persoonsgegevens. Deze autoriteit controleert of organisaties de privacywetgeving correct naleven.

Persoonsgegevens: alle gegevens die iets zeggen over een persoon en waarmee die persoon rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden herkend. Denk aan je naam, e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres of locatiegegevens. Volledig anonieme gegevens, die niet naar een persoon kunnen worden teruggeleid, vallen hier niet onder.

Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. De verwerkingsverantwoordelijke is de organisatie of persoon die beslist waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt. In deze privacyverklaring zijn wij dat zelf.

3. Gedetailleerde informatie over onze verwerkingsactiviteiten

In de context van onze activiteiten verwerken we, net als andere organisaties, persoonsgegevens.

In dit onderdeel geven we informatie over:

• Juridische grondslag (‘rechtsgrond’): voor elke verwerking is aangegeven op welke rechtsgrond we ons baseren, zoals bijvoorbeeld contractuele noodzaak, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang of toestemming. Dit betekent dat we persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan contracten, wettelijke verplichtingen, de belangen van ons bedrijf (of derden) of omdat je hiervoor expliciet toestemming hebt gegeven. De specifieke rechtsgrond bepaalt welke handelingen we mogen uitvoeren en onder welke voorwaarden.
  Let op: als wij jouw gegevens verwerken omdat dit wettelijk verplicht is of omdat ze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst, dan moeten deze gegevens door jou worden gegeven. Zonder deze informatie kunnen we de samenwerking of dienstverlening niet voortzetten en kunnen we niet voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
• Categorieën van gegevens: we geven aan om welke soorten persoonsgegevens het gaat, zoals identificatiegegevens (naam, adres), contactgegevens, financiële informatie, beroep/betrekking en aankoopgegevens. Ook gegevens die via derden, publieke bronnen of private databanken verkregen worden, vallen hieronder. Dit overzicht helpt je te begrijpen welke informatie we verzamelen en verwerken in verschillende situaties.
• Verwerkingsdoeleinden: bij elke verwerking wordt uitgelegd waarom we specifieke persoonsgegevens nodig hebben, zoals het leveren van diensten, beheren van projecten, facturatie, beantwoorden van vragen en informeren over de status van je dossier. Ook gebruiken we gegevens om onze dienstverlening te verbeteren en om contact te onderhouden met klanten en geïnteresseerden. Het doel van de verwerking bepaalt hoe we je gegevens inzetten en welke procedures daarbij horen.
• Bewaartermijn van persoonsgegevens: we verstrekken informatie over hoelang we jouw persoonsgegevens bewaren. Dit is afhankelijk van de wettelijke verplichtingen, interne beleidsregels en de duur van de relatie met jou als klant of betrokkene. Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor het doel van de verwerking, tenzij de wet dit vereist. Zo zorgen we dat je privacy gewaarborgd blijft en gegevens tijdig worden verwijderd of geanonimiseerd.

3.1. Registratie en accountbeheer

We verwerken persoonsgegevens wanneer je een account aanmaakt op het platform of je aanmeldt via een externe loginprovider (zoals Google of Apple).

Welke gegevens we verwerken:

Afhankelijk van de gekozen aanmeldmethode verwerken we onder meer:

• Identificatiegegevens (bv. voornaam, achternaam)
• Contactgegevens (bv. e-mailadres)
• Account- en authenticatiegegevens (bv. gebruikers-ID, wachtwoord in gehashte vorm)
• Leeftijds- of meerderjarigheidsverificatiegegevens (bevestiging dat je 18 jaar of ouder bent)
• Gegevens ontvangen van externe loginproviders, zoals een e-mailadres of openbaar profielgegeven, voor zover je deze met hen en met ons deelt
• Verificatiestatussen (bv. e-mail geverifieerd)
• Technische en systeemgegevens (bv. datum van registratie, laatste bijwerking van het account)

Waarom we deze gegevens (mogen) verwerken:

We verwerken deze gegevens om je toe te laten een account aan te maken en te beheren, je veilig te authenticeren en toegang te geven tot het platform en het gebruik van ‘Single Sign On’ (SSO) via externe aanbieders (vb. Google en Apple) mogelijk te maken.

Daarnaast worden deze gegevens verwerkt om:

• Gebruikers toe te laten zich te registreren en een persoonlijk account te gebruiken
• Gebruikers veilig te authenticeren en toegang te geven tot het platform
• Single Sign-On-functionaliteiten (SSO) via externe aanbieders mogelijk te maken
• De continuïteit en correcte werking van gebruikersaccounts te waarborgen
• Te controleren dat het platform enkel wordt gebruikt door meerderjarige gebruikers (18+)
• De basisbeveiliging van accounts te verzekeren en ongeautoriseerde toegang te voorkomen

Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen jou (als gebruiker) en het platform. Voor zover de verwerking betrekking heeft op leeftijdscontrole, accountbeveiliging en het voorkomen van ongeautoriseerde toegang, is zij bovendien gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om een veilig, betrouwbaar en correct functionerend platform aan te bieden.

Hoelang we deze gegevens bewaren:

Deze gegevens bewaren we zolang je account actief is. Na verwijdering van je account worden ze binnen een redelijke termijn gewist, behoudens wanneer verdere bewaring wettelijk vereist is of noodzakelijk om geschillen te behandelen.

3.2. Identiteits- en contactverificatie

We verwerken persoonsgegevens om de veiligheid en betrouwbaarheid van het platform te waarborgen en misbruik te voorkomen.

Welke gegevens we verwerken:

• Telefoonnummer en verificatiestatus
• Technische verificatiegegevens (bv. bevestiging geslaagd/mislukt)
• Systeeminformatie omtrent verificatie

Waarom we deze gegevens (mogen) verwerken:

We verwerken deze gegevens om nepaccounts, fraude en misbruik te voorkomen, de integriteit van het platform en zijn gebruikers te waarborgen en de veiligheid van interacties tussen gebruikers te verhogen.

Deze verwerking gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het waarborgen van een veilig, betrouwbaar en correct functionerend platform.

Hoelang we deze gegevens bewaren:

Verificatiegegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor beveiligingsdoeleinden, de integriteit van het platform, en het voorkomen van misbruik of fraude. De bewaartermijn wordt bepaald op basis van de volgende criteria: de duur van het gebruik van het platform door de gebruiker, de noodzaak om geschillen af te handelen of juridische claims te onderbouwen, het belang van het voorkomen van fraude, misbruik en het waarborgen van een veilig platform, eventuele wettelijke verplichtingen die kunnen gelden voor het bewaren van gegevens en technische en organisatorische mogelijkheden om gegevens veilig te verwijderen.

3.3. Levering van de platformdiensten

We verwerken persoonsgegevens wanneer je gebruikmaakt van de kernfunctionaliteiten van het platform, zoals het aanmaken en raadplegen van profielen en zoekertjes en het zoeken naar cohousing-mogelijkheden. De functionaliteit m.b.t. het berekenen van matches wordt hieronder in punt 3.5 toegelicht en de functionaliteit rond communicatie tussen gebruikers in punt 3.6.

Welke gegevens we verwerken:

• Profielgegevens (bv. gender, professionele status, nationaliteiten, talen, biografie)
• Levensstijl- en samenwoonvoorkeuren (bv. sociale sfeer, netheidsniveau, rook- en drinkgewoonten, huisdieren, interesses)
• Voorkeuren met betrekking tot woningen en kamers (bv. locatie, type woning of kamer, voorzieningen, toegankelijkheidsbehoeften)
• Budget- en huurvoorwaarden (bv. maximale huurprijs, borg, verblijfsduur, domicilie)
• Gegevens over woningen, kamers en zoekertjes die je publiceert (bv. adresgegevens, beschrijving, foto’s, voorzieningen, huisregels)
• Systeem- en statusgegevens (bv. publicatiestatus, matchstatus, voltooiingspercentage van profielen)
• Statistische gebruiksgegevens (bv. aantal weergaven, favorieten, matches, aanvragen)

Waarom we deze gegevens (mogen) verwerken (doeleinden):

We verwerken deze persoonsgegevens om:

• Het platform technisch en functioneel te laten werken en de aangeboden diensten daadwerkelijk te kunnen leveren
• Profielen, zoekertjes en cohousing-aanbiedingen zichtbaar, doorzoekbaar en vergelijkbaar te maken voor andere gebruikers
• Gebruikers in staat te stellen cohousing-mogelijkheden te vinden die aansluiten bij hun voorkeuren en wensen
• Gebruikers met elkaar in contact te brengen en interacties rond cohousing te faciliteren
• De relevantie, kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid van het platform continu te verbeteren
• Statistische inzichten te verkrijgen in het gebruik van het platform, zonder individuele gebruikers onnodig te identificeren

Deze verwerking vormt de kern van de dienstverlening van het platform en is noodzakelijk om de functionaliteiten aan te bieden waarvoor gebruikers zich registreren.

De verwerking van deze persoonsgegevens is in hoofdzaak gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en het platform, aangezien deze gegevens nodig zijn om de diensten te leveren die je van het platform verwacht.

Voor zover bepaalde gegevens worden verwerkt om de werking van het platform te optimaliseren, statistische inzichten te verkrijgen of de gebruikerservaring te verbeteren (bv. via geaggregeerde gebruiksstatistieken), gebeurt dit aanvullend op basis van ons gerechtvaardigd belang om het platform efficiënt, relevant en toekomstbestendig te houden, waarbij steeds rekening wordt gehouden met de belangen en rechten van de gebruikers.

Hoelang we deze gegevens bewaren:

We bewaren de persoonsgegevens die worden verwerkt voor de levering van de platformdiensten niet langer dan noodzakelijk, waarbij de bewaartermijn wordt bepaald op basis van een combinatie van de volgende criteria: de duur van je actieve gebruik van het platform (bv. zolang je profiel of zoekertje actief is), het aanvankelijke doel waarvoor de gegevens werden verzameld (bv. matching, zichtbaarheid van een zoekertje), de noodzaak om gegevens beschikbaar te houden voor de continuïteit van de dienstverlening (bv. lopende matches of contacten), de mogelijkheid van opvolging bij vragen, klachten of geschillen, en toepasselijke wettelijke verplichtingen die een langere bewaring vereisen. Concreet blijven deze gegevens beschikbaar zolang je gebruikersaccount actief is en/of zolang je profielen of zoekertjes actief houdt op het platform. Wanneer je zelf je account of zoekertjes verwijdert, worden de betrokken persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, behoudens voor zover een verdere bewaring noodzakelijk is in het kader van wettelijke verplichtingen, geschillenbeheer of gerechtvaardigde interne doeleinden (zoals beveiliging of misbruikpreventie).

3.4. Matching en genereren van compatibiliteitsscores

Wanneer je gebruikmaakt van het matchingsysteem van het platform, verwerken wij gegevens om compatibiliteit tussen gebruikers te berekenen en inzichtelijk te maken.

Welke gegevens we verwerken:

Voor het berekenen van matchings- en compatibiliteitsscores verwerken wij, afhankelijk van het gebruik van het platform, onder meer de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• Gegevens over levensstijl en samenwoonvoorkeuren, zoals sociale sfeer, community-stijl, rook- en huisdiergewoonten, gastbeleid en gelijkaardige voorkeuren
• Gegevens over wederzijdse voorkeuren tussen aanbieders en kandidaten, waaronder voorkeuren inzake leeftijdsrange, gender, professionele status en samenwonen als koppel
• Budgettaire en financiële voorkeuren, zoals maximale huurprijs, verdeling van kosten en waarborg
• Locatie- en geografische voorkeuren en gegevens over de ligging van de woning
• Beschikbaarheidsgegevens, zoals gewenste instapdatum en beoogde verblijfsduur
• Kenmerken van de woning en gedeelde voorzieningen
• Kenmerken van de kamer, zoals type, grootte, inrichting, sanitair en specifieke voorzieningen
• Informatie over huur- en gebruiksvoorwaarden, zoals domicilie, opzegtermijn en verzekeringsvereisten
• Automatisch gegenereerde matchingsscores en deelscores, berekend op basis van bovenstaande parameters
• Feedback en waarderingen die gebruikers vrijwillig geven over matches

Waarom we deze gegevens (mogen) verwerken (doeleinden en rechtsgrond):

We verwerken deze gegevens om:

• Matches tussen gebruikers te berekenen
• Inzicht te geven in de mate van compatibiliteit
• Zoekresultaten en kandidaten te prioriteren en relevanter te maken
• Het zoeken naar geschikte cohousing efficiënter en relevanter te maken
• Het platform en de matchinglogica voortdurend te evalueren en te verbeteren

Deze verwerking is gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst, aangezien matching een kernfunctionaliteit van het platform vormt. Daarnaast verwerken we bepaalde match- en feedbackgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om de kwaliteit en werking van het platform te evalueren en te verbeteren.

De gegenereerde matchings- en compatibiliteitsscores worden uitsluitend informatief weergegeven aan gebruikers en hebben geen automatische of bindende gevolgen. Deze scores dienen ter ondersteuning en verduidelijking van mogelijke overeenkomsten tussen profielen, maar leiden niet tot automatische uitsluiting, weigering of beperking van toegang tot het platform of tot cohousing-mogelijkheden. Gebruikers behouden steeds volledige vrijheid om, onafhankelijk van de voorgestelde scores, profielen te bekijken, contact op te nemen en zelf te beslissen met wie zij verdere stappen wensen te zetten.

Hoelang we deze gegevens bewaren:

Matchingsscores en feedback worden bewaard zolang ze relevant zijn voor actieve profielen of zoekertjes. Na beëindiging van je account worden deze gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij ze nog noodzakelijk zijn voor statistische of juridische doeleinden.

3.5. Communicatie via chat en interacties tussen gebruikers

Het platform biedt gebruikers de mogelijkheid om met elkaar te communiceren via een interne chatfunctie.

Welke gegevens we verwerken:

Bij gebruik van de chat verwerken we onder meer:

• Identificatiegegevens van de chatdeelnemers
• De inhoud van verzonden berichten
• Metadata over de communicatie (bv. verzend- en leestijdstip, gekoppeld zoekertje)

Waarom we deze gegevens (mogen) verwerken (doeleinden en rechtsgrond):

We verwerken deze gegevens om communicatie tussen geïnteresseerde gebruikers mogelijk te maken, overleg rond cohousing praktisch te faciliteren, misbruik of ongepast gedrag te kunnen behandelen indien nodig.

Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en het platform.

Hoelang we deze gegevens bewaren:

Chatberichten worden bewaard zolang de betrokken accounts actief zijn of zolang dit nodig is om communicatie of moderatie mogelijk te maken. Daarna worden ze verwijderd of geanonimiseerd, behoudens wanneer bewaring nodig is voor wettelijke of geschilgerelateerde doeleinden.

3.6. Moderatie, meldingen en klachten

We verwerken persoonsgegevens wanneer inhoud wordt gemeld, beoordeeld of wanneer maatregelen worden genomen in het kader van moderatie.

Welke gegevens we verwerken:

• Identificatie- en accountgegevens van betrokken gebruikers
• De gemelde of beoordeelde inhoud (profielen, zoekertjes, berichten)
• Gegevens over meldingen, waarschuwingen, blokkeringen of verwijderingen
• Communicatie met melders en betrokken gebruikers

In uitzonderlijke gevallen kan de informatie die wij verwerken ook betrekking hebben op vermeend illegale activiteiten of omstandigheden die kunnen wijzen op een strafbaar feit, voor zover dit noodzakelijk is om wettelijke verplichtingen na te leven of om de veiligheid van gebruikers en derden te waarborgen.

Waarom we deze gegevens (mogen) verwerken (doeleinden en rechtsgrond):

We verwerken deze gegevens om:

• Personen en organisaties de mogelijkheid te bieden om melding te maken van inhoud op het platform die zij als illegaal of strijdig met onze gebruiksvoorwaarden beschouwen, en om dergelijke meldingen te ontvangen en te registreren
• Gemelde of op eigen initiatief vastgestelde inhoud te onderzoeken en te beoordelen, en te bepalen of die inhoud illegaal is dan wel onverenigbaar met onze gebruiksvoorwaarden
• Passende maatregelen te nemen met betrekking tot inhoud of accounts, zoals het beperken van de zichtbaarheid, het verwijderen van inhoud, het schorsen of beëindigen van accounts of het opleggen van andere beperkingen, waar dit noodzakelijk en gerechtvaardigd is
• Melders en betrokken gebruikers te informeren over de ontvangst van een melding, de genomen beslissing en – waar van toepassing – de beschikbare verhaalmogelijkheden
• Beslissingen met betrekking tot moderatie en handhaving op een tijdige, zorgvuldige, objectieve en niet-willekeurige wijze te nemen, en deze beslissingen te kunnen motiveren en documenteren
• Interne klachten, betwistingen en feedback over moderatiebeslissingen te behandelen en te herzien indien daartoe aanleiding bestaat
• Te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen onder de Digital Services Act (DSA), waaronder verplichtingen inzake kennisgevings- en actiemechanismen, motivering van maatregelen en transparantie
• De veiligheid van gebruikers en derden te waarborgen en, in uitzonderlijke gevallen, bevoegde gerechtelijke of rechtshandhavingsautoriteiten te informeren wanneer wij kennis krijgen van informatie die aanleiding geeft tot een vermoeden van een strafbaar feit waarbij het leven of de veiligheid van personen wordt bedreigd
• In uitzonderlijke situaties, wanneer wij kennis krijgen van informatie die aanleiding geeft tot een vermoeden van een strafbaar feit waarbij het leven of de veiligheid van personen wordt bedreigd, bevoegde gerechtelijke of rechtshandhavingsautoriteiten te informeren en relevante informatie te verstrekken, voor zover wettelijk vereist

Deze verwerking is gebaseerd op onze wettelijke verplichtingen, zoals o.m. voorzien in de Digital Services Act.

Waar relevant worden bepaalde gegevens aanvullend verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om een veilig, betrouwbaar en rechtsconform platform te waarborgen (artikel 6, lid 1, f AVG), met inachtneming van de rechten en belangen van de betrokken gebruikers.

Hoelang we deze gegevens bewaren:

Gegevens in verband met meldingen en moderatie worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor een correcte afhandeling, verantwoording en eventuele juridische opvolging. Daarnaast kunnen we deze gegevens gedurende een redelijke periode na de afhandeling bewaren om te voldoen aan juridische, fiscale, rapportage- of auditverplichtingen, of wanneer dit nodig is om onze juridische positie te waarborgen. Dit kan bijvoorbeeld van belang zijn in het kader van wettelijke verjaringstermijnen.

3.7. Transparantie en wettelijke communicatie

In beperkte gevallen verwerken wij persoonsgegevens of statistische gegevens voor transparantie- en verantwoordingsdoeleinden of in het kader van wettelijke informatieverzoeken.

Welke gegevens we verwerken:

• Geaggregeerde of gepseudonimiseerde gegevens over platformgebruik en moderatie
• In uitzonderlijke gevallen: identificatie- of accountgegevens op verzoek van bevoegde autoriteiten

Waarom we deze gegevens (mogen) verwerken (doeleinden en rechtsgrond):

We verwerken deze gegevens om te voldoen aan wettelijke transparantie- en rapportageverplichtingen en/of gevolg te geven aan geldige wettelijke bevelen of informatieverzoeken.

Deze verwerking is gebaseerd op een wettelijke verplichting.

Hoelang we deze gegevens bewaren:

Deze gegevens worden bewaard gedurende een periode van maximaal zeven jaar, gerekend vanaf het moment dat de wettelijke verplichting of het informatieverzoek volledig is afgehandeld. Deze termijn is afgestemd op de gangbare wettelijke termijnen voor transparantie- en rapportageverplichtingen, tenzij een langere bewaartermijn vereist is door specifieke wetgeving of ter voorbereiding op een juridische procedure.

3.8. Verwerking van persoonsgegevens in het kader van algemene communicatie

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer je met ons communiceert buiten het gebruik van het platform zelf, bijvoorbeeld wanneer je ons contacteert per e-mail, telefoon of via andere algemene communicatiekanalen met algemene vragen, opmerkingen of informatieverzoeken. (Voor informatie over de verwerking van gegevens in het kader van meldingen en klachten, zie hierboven.)

Welke gegevens we verwerken:

In dit kader kunnen wij onder meer de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:

• Identificatie- en contactgegevens (bv. naam, e-mailadres, telefoonnummer)
• De inhoud van je communicatie (bv. e-mails, berichten, vragen of opmerkingen)
• Bij telefonisch contact: gegevens over het gesprek, zoals het telefoonnummer, datum en tijdstip van het gesprek en de inhoud ervan

Waarom we deze gegevens (mogen) verwerken (doeleinden en rechtsgrond):

We verwerken deze persoonsgegevens om vragen, opmerkingen of informatieverzoeken correct en efficiënt te behandelen, met je te communiceren in verband met je verzoek en interne opvolging en kwaliteitsbewaking van onze ondersteuning mogelijk te maken.

Deze verwerking is in beginsel gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang, met name het belang om communicatie met (potentiële) gebruikers, geïnteresseerden en andere contacten op een professionele manier te beheren. Wanneer de communicatie kadert in (de voorbereiding van) het gebruik van het platform of een contractuele relatie, kan de verwerking tevens gebaseerd zijn op de contractuele noodzaak.

Hoelang we deze gegevens bewaren:

Communicatiegegevens worden bewaard gedurende een redelijke termijn die noodzakelijk is om je verzoek te behandelen en eventuele opvolging te verzekeren. Indien de communicatie deel uitmaakt van een bestaande gebruikersrelatie, gelden de bewaartermijnen die van toepassing zijn op platformgebruikers.

3.9. Marketingberichten en gerichte advertenties

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om gebruikers en geïnteresseerden te informeren over het platform, de werking en verdere ontwikkeling ervan, evenals over relevante updates, initiatieven of evenementen, onder meer om de zichtbaarheid en groei van de community te ondersteunen.

Welke gegevens we verwerken:

• Identificatie- en contactgegevens (bv. naam, e-mailadres)
• Gegevens over je relatie met het platform (bv. gebruiker, geïnteresseerde)
• Interesses en voorkeuren, voor zover deze blijken uit je interacties met onze communicatie of het platform
• Gegevens over interacties met marketingcommunicatie (bv. openen van e-mails, klikken op links)
• Technische en online identifiers die via cookies, pixels of gelijkaardige technologieën worden verzameld bij gebruik van onze website of advertenties

Bij gebruik van gerichte advertenties via sociale-mediaplatformen kunnen ook gegevens worden verwerkt die je aan deze platformen hebt verstrekt (bv. profielinformatie of opgegeven interesses), alsook gegevens die door deze platformen worden afgeleid op basis van je online gedrag.

Waarom we deze gegevens (mogen) verwerken (doeleinden en rechtsgrond):

Wij verwerken deze persoonsgegevens om:

• Gebruikers en geïnteresseerden te informeren over het platform, nieuwe of verbeterde functionaliteiten en relevante updates
• De cohousing-community rond het platform te informeren, te betrekken en verder uit te bouwen
• Uitnodigingen te versturen voor infosessies, community-events, webinars of gelijkaardige initiatieven
• Informatie te verspreiden over samenwerkingen, nieuwe initiatieven of maatschappelijke projecten die verband houden met cohousing
• Onze communicatie en het platform beter af te stemmen op de interesses en behoeften van gebruikers
• Gerichte advertenties te tonen via externe platformen aan personen waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat zij interesse hebben in cohousing of het platform

Voor bestaande gebruikers van het platform van wie wij elektronische contactgegevens hebben verkregen in het kader van hun gebruik van het platform, baseren wij deze communicatie op ons gerechtvaardigd belang om soortgelijke platformdiensten en initiatieven te promoten (de zogenaamde soft opt-in-uitzondering).

Indien dit gerechtvaardigd belang niet van toepassing is, of wanneer wetgeving dit vereist, baseren wij het versturen van marketingcommunicatie op je toestemming, die je op elk moment kan intrekken.

Voor gerichte advertenties via sociale-mediaplatformen (zoals Meta en Google) treden wij en het betrokken platform op als (gezamenlijke) verwerkingsverantwoordelijken, aangezien wij samen de grote lijnen van de doelgroepbepaling vastleggen, terwijl het platform instaat voor de technische uitvoering van de advertentie-infrastructuur. Waar hierbij gebruik wordt gemaakt van cookies of gelijkaardige technologieën, gebeurt dit steeds in overeenstemming met jouw cookie-voorkeuren. Hou er rekening mee dat de sociale-mediaplatformen ook afzonderlijk verantwoordelijk zijn voor bepaalde verwerkingen. We bevelen je daarom aan om ook hun privacyverklaringen hiervoor door te nemen.

Belangrijke informatie: je hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor direct marketing en om je voorkeuren voor gerichte advertenties aan te passen via de instellingen van de betrokken platformen.

Hoelang we deze gegevens bewaren:

Wij bewaren persoonsgegevens voor marketing- en communicatieactiviteiten niet langer dan noodzakelijk, waarbij de concrete bewaartermijn wordt bepaald op basis van onder meer: of je gebruiker bent van het platform dan wel enkel geïnteresseerde, het type communicatie (bv. nieuwsbrief, community-update, uitnodiging), de rechtsgrond van de verwerking (gerechtvaardigd belang of toestemming), je interacties met onze communicatie en je eventuele afmelding of bezwaar en de noodzaak om je marketingvoorkeuren of bezwaar te registreren.

Persoonsgegevens die worden gebruikt voor e-mailmarketing of gelijkaardige rechtstreekse communicatie worden bewaard zolang je hiervoor ingeschreven bent of geen bezwaar hebt gemaakt. Na afmelding of intrekking van je toestemming bewaren wij enkel een beperkte registratie van dit bezwaar, zodat wij je niet opnieuw contacteren voor marketingdoeleinden.

Voor gegevens die via cookies, pixels of gelijkaardige technologieën worden verzameld, kunnen verschillende bewaartermijnen gelden per cookie of tracker. De specifieke bewaartermijnen en criteria hiervoor zijn opgenomen in ons cookiebeleid, waar je gedetailleerde en actuele informatie kan terugvinden.

3.10. Verzameling en publicatie van reviews of feedback

Wanneer gebruikers vrijwillig reviews, getuigenissen of feedback delen over het platform, verwerken wij persoonsgegevens in dat kader.

Welke gegevens we verwerken:

• Identificatiegegevens (bv. naam of gebruikersnaam)
• De inhoud van de review, feedback of getuigenis
• Contextuele informatie over het gebruik van het platform

Waarom we deze gegevens (mogen) verwerken (doeleinden en rechtsgrond):

We verwerken deze gegevens om ervaringen van gebruikers zichtbaar te maken, transparantie en vertrouwen binnen de cohousing-community te bevorderen en het platform en de dienstverlening te evalueren en te verbeteren.

Deze verwerking is gebaseerd op je toestemming. Reviews of getuigenissen worden enkel gebruikt of gepubliceerd met jouw akkoord.

Hoelang we deze gegevens bewaren:

Reviews en bijhorende persoonsgegevens worden bewaard zolang zij relevant zijn voor de communicatie rond het platform of tot je je toestemming intrekt.

3.11. Samenwerking met dienstverleners en partners

Wij verwerken persoonsgegevens van personen met wie wij samenwerken als dienstverlener, leverancier, partner of in het kader van een gelijkaardige professionele relatie.

Welke gegevens we verwerken:

• Identificatie- en contactgegevens
• Professionele en contractuele gegevens
• Financiële en administratieve gegevens

Waarom we deze gegevens (mogen) verwerken (doeleinden en rechtsgrond):

Deze gegevens worden verwerkt om samenwerkingen en overeenkomsten correct voor te bereiden en uit te voeren, administratie, boekhouding en betalingen te beheren, te voldoen aan wettelijke verplichtingen en ons te kunnen verweren tegen mogelijke juridische vorderingen.

Deze gegevens worden verwerkt zodat we de overeenkomst met de dienstverlener/partner op een normale wijze kunnen uitvoeren. We hebben deze gegevens namelijk nodig om maatregelen te nemen die aan het sluiten van de overeenkomst voorafgaan of om uitvoering te geven aan de overeenkomst waarbij je betrokken bent. De gegevens worden ook gebruikt voor facturatie- en boekhoudingsdoeleinden (waarvoor we ons baseren op een wettelijke verplichting). Verder kunnen we je gegevens gebruiken om ons te verweren tegen gerechtelijke acties. Hiervoor baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang bestaande uit het recht op een doeltreffende voorziening in rechte.

Hoelang we deze gegevens bewaren:

Deze persoonsgegevens worden bewaard zolang de samenwerking loopt en nadien zolang dat noodzakelijk is om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen of om juridische betwistingen af te handelen. Voor bepaalde gegevens hanteren wij, in overeenstemming met de wettelijke verjaringstermijnen, een bewaartermijn van 10 jaar.

3.12. Verwerking van persoonsgegevens bij bezoek aan de website

Wanneer je onze website bezoekt (ook zonder een account aan te maken of in te loggen op het cohousing-platform, zie daarover ook voorgaande verwerkingen), verwerken wij je persoonsgegevens in beperkte mate.

Welke gegevens we verwerken:

Bij een bezoek aan de website kunnen wij, afhankelijk van je instellingen en keuzes, onder meer de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:

• Technische en gebruiksgegevens, zoals IP-adres, datum en tijdstip van het bezoek, bezochte pagina’s, gebruikte browser en type apparaat
• Online identificatoren en voorkeuren die via cookies of gelijkaardige technologieën worden verzameld
• Informatie over interacties met de inhoud van de website (bv. aangeklikte links)
• Identificatie- en contactgegevens die je vrijwillig verstrekt wanneer je via de website een vraag stelt of informatie aanvraagt
• Eventuele bijkomende gegevens die je zelf meedeelt in het kader van een informatieverzoek

Waarom we deze gegevens (mogen) verwerken (doeleinden en rechtsgrond):

Wij verwerken deze persoonsgegevens om:

• De website technisch correct te laten functioneren en de veiligheid ervan te waarborgen
• Inzicht te krijgen in het gebruik van de website en statistieken te genereren over bezoekersgedrag
• De inhoud, structuur en werking van de website te analyseren en verbeteren
• Informatieverzoeken en vragen die via de website worden ingediend correct te behandelen
• Geïnteresseerden te informeren over het cohousing-platform en zijn werking, zonder hen automatisch als platformgebruikers te beschouwen

Voor strikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologieën gebeurt de verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang om de website correct en veilig te laten functioneren.

Voor analytische, marketing- of niet-essentiële cookies baseren wij ons op je toestemming, die je kan geven of weigeren via de cookiebanner, zoals verder toegelicht in het cookiebeleid.

Hoelang we deze gegevens bewaren:

Wij bewaren persoonsgegevens die worden verzameld bij een websitebezoek niet langer dan noodzakelijk, waarbij de concrete bewaartermijn wordt bepaald op basis van onder meer het type gegevens (bv. technische loggegevens, cookie-informatie of contactgegevens), het specifieke doel waarvoor de gegevens worden verwerkt (analyse, websitefunctionaliteit, beantwoording van een vraag), de rechtsgrond van de verwerking (gerechtvaardigd belang of toestemming), je ingestelde cookie- en privacyvoorkeuren en de noodzaak om vragen of verzoeken adequaat te kunnen opvolgen.

Voor persoonsgegevens die worden verzameld via cookies en gelijkaardige technologieën kunnen verschillende bewaartermijnen gelden per cookie of tracker. De specifieke bewaartermijnen en kenmerken van deze cookies zijn opgenomen in ons cookiebeleid, waar je steeds de meest actuele en gedetailleerde informatie kan raadplegen.

3.13. Interne statistische analyse en productontwikkeling

In het kader van de analyse, evaluatie en verdere ontwikkeling van het platform kunnen wij persoonsgegevens verwerken die voortvloeien uit het gebruik van het platform.

Welke gegevens we verwerken:

• Gebruiksgegevens (bv. frequentie van gebruik van bepaalde functionaliteiten, algemene interactiepatronen, succesratio’s van matches)
• Technische en functionele gegevens over het gebruik van het platform (bv. foutmeldingen, laadtijden, gebruik van nieuwe of aangepaste functies)
• Statistische informatie op basis van profiel-, zoek- en interactiegegevens, voor zover deze worden verwerkt op een niet- of slechts beperkt identificeerbare wijze

Waarom we deze gegevens (mogen) verwerken (doeleinden en rechtsgrond):

Wij verwerken deze gegevens om:

• Inzicht te krijgen in het algemene gebruik van het platform en de werking van bestaande functionaliteiten
• De kwaliteit, performantie, toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid van het platform te evalueren en te verbeteren
• Nieuwe functies te ontwikkelen, te testen en te optimaliseren
• Fouten, technische problemen of structurele knelpunten te detecteren en te verhelpen
• Onderbouwde keuzes te maken met betrekking tot de verdere ontwikkeling en toekomstbestendigheid van het platform

Deze verwerkingen gebeuren op basis van ons gerechtvaardigd belang om het platform op een kwaliteitsvolle, veilige en efficiënte manier te beheren en verder te ontwikkelen. Daarbij houden wij steeds rekening met de aard van de gegevens, het beperkte privacy-impactkarakter van statistische en geaggregeerde analyses en de redelijke verwachtingen van gebruikers.

Hoelang we deze gegevens bewaren:

Persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van interne statistische analyse en productontwikkeling worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de hierboven beschreven doeleinden. De bewaartermijn wordt bepaald op basis van objectieve criteria, waaronder de aard van de gegevens (rechtstreeks identificeerbaar, gepseudonimiseerd of geaggregeerd), het specifieke analyse- of ontwikkelingsdoel waarvoor de gegevens worden gebruikt, de actualiteit en relevantie van de gegevens, en de mate waarin zij nog bijdragen aan de verbetering, evaluatie of verdere ontwikkeling van het platform. Gegevens die verbonden zijn aan actieve gebruikersaccounts kunnen tijdelijk worden meegenomen in analyse-omgevingen, terwijl gegevens van beëindigde accounts in principe zo snel mogelijk worden geanonimiseerd of verwijderd.

4. Doorgifte van persoonsgegevens

In het kader van onze activiteiten en dienstverlening kunnen jouw persoonsgegevens, voor zover noodzakelijk voor de nagestreefde doeleinden, worden meegedeeld aan of verwerkt door de volgende categorieën van ontvangers:

• Andere gebruikers van het platform, gezien dit inherent is aan de werking van een cohousing-platform. Dit betreft onder meer het zichtbaar maken van profielen en zoekertjes, het tonen van matchingsinformatie en het mogelijk maken van communicatie tussen geïnteresseerde gebruikers.
• Financiële en betalingsdienstverleners, zoals banken en aanbieders van elektronische betaaloplossingen, voor zover dit voortvloeit uit administratieve, boekhoudkundige of contractuele verplichtingen (bv. wanneer betalende diensten of premiumfunctionaliteiten worden aangeboden).
• Externe authenticatie- en verificatiepartners, zoals aanbieders van Single Sign-On-diensten (bv. Google en Apple) en telecom- of sms-dienstverleners, wanneer dit nodig is voor registratie, login, accountbeveiliging of het voorkomen van misbruik en nepaccounts.
• Overheidsdiensten, administraties, gerechtelijke instanties en toezichthoudende autoriteiten, wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn of wanneer zij rechtsgeldig informatie van ons opvragen, onder meer in het kader van fiscale, sociale, gerechtelijke of andere wettelijke verplichtingen, alsook in het kader van de naleving van de Digital Services Act (DSA).
• Professionele dienstverleners die betrokken zijn bij of noodzakelijk zijn voor onze werking, zoals advocaten, accountants, notarissen, gerechtsdeurwaarders, (gerechtelijke) experten en andere externe adviseurs, voor zover dit vereist is voor juridische, fiscale, geschil- of compliance-doeleinden.
• Externe compliance-, audit- en adviespartners, waaronder dienstverleners die ons ondersteunen bij juridische, gegevensbeschermings-, veiligheids- of kwaliteitscontroles (bv. audits, interne controles of certificeringstrajecten).
• Technische en organisatorische dienstverleners die ons ondersteunen bij IT-infrastructuur en bedrijfsprocessen, zoals hostingproviders, cloud- en samenwerkingsplatformen, document- en dossierbeheersystemen, CRM-systemen, analysetools, communicatietools, e-mail- en kantoorapplicaties. Wanneer deze partijen optreden als verwerker, sluiten wij met hen de vereiste verwerkersovereenkomsten af en leggen wij passende beveiligings- en vertrouwelijkheidsverplichtingen op.
• Marketing- en communicatiepartners, waaronder aanbieders van nieuwsbriefsoftware, marketing- en analysetools, en communicatieplatformen die ons ondersteunen bij onze communicatie, voor zover dit gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving en de keuzes die je als betrokkene hebt gemaakt.
• Aanbieders van sociale-mediaplatformen en online advertentiediensten, met name Meta en Google, waarmee wij voor bepaalde marketing- en analyseactiviteiten optreden als (gezamenlijke) verwerkingsverantwoordelijken. Meer informatie hierover vind je in het privacybeleid van deze partijen: META en Google.
• Derden in het kader van een (voorgenomen) reorganisatie of transactie, zoals een fusie, overname, (gedeeltelijke) overdracht van activiteiten, herstructurering of financiering. In dat geval kunnen persoonsgegevens worden meegedeeld aan potentiële of daadwerkelijke overnemers, investeerders, financiers en hun professionele adviseurs, uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is en met inachtneming van passende waarborgen.

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven aan ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen wij ervoor dat deze doorgifte gebeurt met inachtneming van de vereisten van de AVG en met passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen of andere wettelijk erkende mechanismen. Wanneer wij een beroep doen op externe dienstverleners die voor een beperkt deel van de verwerking persoonsgegevens opslaan in de Verenigde Staten van Amerika, maken wij gebruik van het toepasselijke EU-US Data Privacy Framework.

Wanneer je hierover bijkomende informatie wenst, kan je ons steeds contacteren via de contactgegevens vermeld in punt 1 van deze privacyverklaring.

5. Je rechten

De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent je een aantal rechten toe met betrekking tot je persoonsgegevens. De uitoefening van deze rechten is door de AVG evenwel onderworpen aan bepaalde voorwaarden.

Wanneer we redelijke twijfels hebben over je identiteit, kunnen we je om bijkomend bewijs van je identiteit vragen.

Wij proberen op je verzoek te reageren binnen een tijdspanne van één maand. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en/of het aantal verzoeken kan die termijn met nog eens twee maanden worden verlengd. In geval van dergelijke verlenging zal je daarvan binnen één maand na ontvangst van het verzoek op de hoogte gebracht worden.

Als je een van je rechten wilt uitoefenen en/of meer informatie wilt over je rechten, kan je steeds contact met ons opnemen via de contactgegevens vermeld in punt 1.

5.1. Het recht op inzage in je persoonsgegevens

Een verzoek tot inzage in je persoonsgegevens laat je toe om je persoonsgegevens in te kijken. Op basis van dit recht mag je een kopie vragen van de gegevens die we van je bijhouden. Dit stelt je in staat om de rechtmatigheid van de verwerkingsactiviteit te controleren en na te kijken of de gegevens wel correct zijn.

5.2. Het recht op verbetering van je persoonsgegevens

Je hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.

5.3. Het recht om je te verzetten tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing en het algemeen recht van verzet op grond van omstandigheden eigen aan je specifieke situatie (‘recht van bezwaar’)

Wanneer persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, heb je te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor dergelijke marketing.

In andere gevallen kan je, wanneer de verwerking steunt op het gerechtvaardigd belang, je verzetten tegen de verwerking op grond van omstandigheden eigen aan je specifieke situatie (dit vereist een bepaalde motivering). In sommige gevallen kunnen we aantonen dat wij een rechtsgrond hebben om je informatie te verwerken die boven je rechten en vrijheden staat. In dat geval moeten we, als verantwoordelijke, aantonen waarom je gegevens mogen worden verwerkt.

5.4. Het recht op gegevenswissing en het recht om vergeten te worden

Je kan verzoeken om je persoonsgegevens te wissen indien er geen gegronde reden meer bestaat om deze te verwerken.

Het recht op gegevenswissing is niet absoluut. Je kan het uitoefenen in een van de volgende gevallen (de opsomming is limitatief):

• De persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk om het nagestreefde doel te vervullen;
• We verwerken de persoonsgegevens onrechtmatig;
• We moeten de persoonsgegevens wissen door een wettelijke verplichting;
• Je trekt de toestemming in;
• Je hebt met succes je recht van verzet tegen de verwerking uitgeoefend.

In bepaalde gevallen mogen we weigeren om je persoonsgegevens te wissen. In dergelijk geval zullen wij je daarover informeren wanneer je een verzoek tot gegevenswissing doet.

5.5. Het recht op beperking van de verwerking

Een beperking van de gegevensverwerking houdt in dat de verwerking ‘bevriest’: we mogen de persoonsgegevens alleen nog maar opslaan en moet alle andere verwerkingsactiviteiten stopzetten.

Je hebt recht op een beperking van de persoonsgegevensverwerking wanneer (de opsomming is limitatief):

• Je wil dat de correctheid van de gegevens wordt nagegaan;
• De verwerking onrechtmatig is;
• We de persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar jij wel voor de uitoefening van een rechtsvordering;
• Je je recht van bezwaar uitoefent, maar waarbij we dienen na te gaan of hier gehoor aan kan worden gegeven.

5.6. Het recht om je toestemming op elk ogenblik in te trekken

Indien wij ons baseren op je toestemming om je persoonsgegevens te verwerken, heb je het recht om die toestemming op elk ogenblik in te trekken. Het intrekken van je toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die is gebeurd voor je je toestemming hebt ingetrokken.

5.7. Het recht op dataportabiliteit

Het recht op dataportabiliteit stelt je in staat om persoonsgegevens te verkrijgen en te hergebruiken voor andere diensten. Je kan dit recht enkel uitoefenen indien de verwerking gebaseerd is op je toestemming of indien deze noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract dat wij met je hebben. Bovendien heeft dit recht enkel betrekking op persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt en is dit recht enkel van toepassing op digitale informatie.

5.8. Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

Je hebt het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbeschermingskwesties. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (‘GBA’). Je kan contact opnemen via https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/contact.

Alvorens klacht in te dienen, moedigen wij je aan om contact met ons op te nemen om een snelle oplossing voor je klacht te kunnen vinden.

6. Wijzigingen

Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen. Indien de aanpassingen substantieel zijn, zullen wij je hierop attent maken via onze website of via een bericht per e-mail.

Laatste wijziging: 28 april 2026.